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In questa pagina sono affrontati gli aspetti di definizione, dei vantaggi, della cultura aziendale e infine dell’implementazione dello Smart Working. Consigliamo una lettura per capitoli, come se fossero quattro articoli proposti in una singola pagina manifesto, una pagina che riassume il nostro approccio e proposta in ordine allo Smart Working.

Il Telelavoro, il Flexible Working, lo Smart Working e l’Agile Working

Secondo la normativa legislativa il lavoro agile o Smart Working ha come scopo quello di “incrementare la competitività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro”, è una “modalità di esecuzione del rapporto di lavoro” caratterizzato da “forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro” ed è supportato da “strumenti tecnologici” (come da art. 18 della L.N. 81 del 2017).
Il legislatore con la norma sul “Lavoro Agile” ha probabilmente regolamentato tutto ciò che va sotto la definizione di: Telelavoro, il Flexible Working, lo Smart Working e l’Agile Working.
Secondo noi questi quattro nomi stabiliscono delle differenze molto importanti e significative per i collaboratori e per le Aziende. Un’Azienda che in caso di emergenza e/o senza un intervento sulla cultura/prassi organizzativa mette alcuni dipendenti a lavorare da casa probabilmente attua il Telelavoro e/o il Flexible Working ma difficilmente attua lo Smart Working o l’Agile Working  Vediamo il perché.
Per prima cosa lo Smart Working non va confuso con lavorare da casa (Home Working o Remote Working) e con il tele-lavoro. Il Telelavoro è una semplice remotizzazione della postazione di lavoro aziendale ed è quindi soggetto agli orari aziendali, ai tempi, ai vincoli ed e che lascia relativamente invariati gli aspetti culturali e organizzativi dall’Azienda.
In base all’esperienza che abbiamo maturato nel corso degli ultimi dieci anni, noi definiamo per Lavoro Agile/Smart Working, una definizione che raggruppa il Flexible Working, lo Smart Working e l’Agile Working. Ecco il dettaglio di queste tre definizioni che rappresenta no nel contempo delle possibili fasi implementative:

1. Flexible Working:
Con il lavoro flessibile l’Azienda mette in gioco l’orario di lavoro (il quando) con il posto (il dove). Con il supporto del lavoro per obiettivi, di nuove policy organizzative e della tecnologia l’Azienda cerca di rendere possibile un modo di lavorare che garantisca ritmi di vita/lavoro (Work-Life Balance) confacenti alle esigenze dei collaboratori ad esempio avere orari di inizio e fine flessibili, part time, il lavorare da casa, ecc.. Per questi motivi secondo noi il Flexible Working rappresenta una forte discontinuità con il Telelavoro. Con il Flexible Working l’azienda migliora la soddisfazione dei collaboratori interessati ma potrebbe non ottenere significativi incrementi delle performance.

2. Smart Working:
Con il lavoro smart, così comunemente inteso, l’Azienda mette in relazione oltre all’orario di lavoro (il quando) e al posto (il dove) anche con gli spazi interni all’Azienda (il dove/cosa) e i processi lavorativi (il come e il cosa) utilizzando le leve dell’autonomia, degli obiettivi/risultati, dell’Intelligenza Emotiva (la vera intelligenza/smart…) e della collaborazione in team. Il lavorare da casa nello Smart Working non é così centrale come per il Flexible Working, ma è un effetto dell’autonomia collaborativa e del lavorare per risultati (OKR – Objectives and Key Results). Con lo Smart Working l’azienda migliora la soddisfazione dei collaboratori interessati e ottiene ottiene un incremento delle performance come previsto anche dal dispositivo della L.N. 81 del 2017.
Secondo il nostro approccio, lo Smart Working è un’evoluzione del Flexible Working.

3. Agile Working:
Con il lavoro agile l’Azienda mette in relazione dinamica l’orario di lavoro (il quando), il posto (il dove), i processi lavorativi (il come ed i cosa) anche con la Vision organizzativa (il perché). L’Agile Working si focalizza in particolare su tecnologie e processi che mettono il cliente al centro (applicando il mindset Agile), si concentra molto sul lavoro agile e in team (fino ad attivare il virtual team) e sulla performance, cercando la combinazione migliore di fattori per portare a termine una specifica attività nel modo più rapido, efficiente, conveniente e soddisfacente per tutte le parti coinvolte. Con l’Agile Working l’azienda non solo migliora la soddisfazione dei collaboratori che partecipano ai team agile, ottenendo anche un loro coinvolgimento, un significativo aumento delle performance e un aumento del valore percepito da parte dei clienti.
Secondo il nostro approccio, l’Agile Working implementa in modo sistemico il Team Coaching ed è un’evoluzione ulteriore e definitiva dello Smart Working.

I vantaggi dello Smart Working per le Aziende

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Il vantaggi dello Smart Working inteso come lavoro flessibile/smart/agile (come dalle definizioni sopra riportate),  sono riassumibili negli aspetti: organizzativi/culturali, di clima collaborativo e delle performance. Ecco il dettaglio dei vantaggi:

  • Lo Smart Working favorisce un profondo cambiamento organizzativo (agile: inclusivo, adattivo e flessibile) e culturale necessario per superare modelli di organizzazione del lavoro tradizionali il che significa creare organizzazioni più flessibili, Introduce approcci (smart) di empowerment (da utilizzare al posto a della tradizionale delega) e responsabilizzazione (al posto del controllo) delle persone sui risultati orientati alla costruzione del valore (agile) per il cliente (interno ed esterno)
  • Un’azienda rigida, gerarchica è agli antipodi di un’azienda flessibile, con un clima aperto accogliente… sensibile alle esigenze dei collaboratori. L’azienda smart, agile attrae e favorisce la crescita dei talenti e sviluppa un’innovazione diffusa affrontando la sfida della sostenibilità sociale e ambientale.
  • Lo Smart Working implementando gradualmente un nuova cultura di autonomia condivisa (il mindset Agile) diventa appunto Agile Working ottenendo una sempre maggiore performance dei team coinvolti. Gestire, progettare e lavorare in modo agile significa affrontare le complessità del lavoro trovando una migliore sintesi tra: allineamento/indipendenza, regole/autonomia, gruppo/individuo, sincrono/asincrono, in presenza/virtuale, interno/esterno, ecc.. Una sintesi che si concretizza in luoghi/spazi/tempi di lavoro che favoriscono una più alta produttività centrata sul cliente… insieme a un più alto livello di soddisfazione del collaboratore. Questo è un orizzonte un percorso “a tendere” che che vale la pena cominciare sapendo che il viaggio è la meta!

Le aziende che hanno avviato lo Smart Working sono quindi andate oltre al paradigma: «tempo produttivo = tempo trascorso in ufficio», il lavoro non è un posto, è quello che si fa: vedi anche l’articolo Lo Smart Working può essere produttivo quanto lavorare in sede.

L’importanza della cultura aziendale e il suo impatto sullo Smart Working

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Il punto su cui va messa l’attenzione è l’impatto della cultura aziendale sullo Smart Working  dello Smart Working sulla cultura aziendale: quale la causa e quale l’effetto? La cultura non cambia con lo Smart Working, è la cultura aziendale che fa evolvere (ed abilitare) l’Azienda verso lo Smart Working, la cultura organizzativa è quindi una causa, non l’effetto.
Un esempio? Ogni cambiamento che non è allineato con la cultura organizzativa (valori, memi, abitudini, automatismi, storia/memoria, comportamenti as usual, competenza tacita, ecc.) dell’azienda o del team/reparto interessato incontra una forte resistenza al cambiamento. La cultura organizzativa prevede solo miglioramenti graduali e compatibili con l’universo di senso che la contiene. Se l’Azienda la necessità di fare cambiamenti più rapidi non può fare rivoluzioni tecnologiche, ma solo trasformazioni organizzative garantite dall’evoluzione del suo livello di maturità culturale attuale per arrivare ad un livello di maturità culturale desiderato. In particolare:

  • Un aspetto importante è la scarsa capacità di molte aziende (e manager) di interpretare o, peggio, di inseguire un mercato dinamico, veloce e che cambia reagendo (e anticipando dove possibile) per tempo con il giusto adeguamento dell’Employer Branding (l’attrattività dall’Azienda per i Millennials e per i talenti) dei  modelli di business, dei processi, degli approcci e dei nuovi mindset: primo tra tutti la centratura sul cliente prevista dal modello Agile.
  • Non trascurabile è inoltre la sottovalutazione della ricerca continua, fatta dalle risorse maggiormente in contatto con i clienti (end to end), dallo sviluppo che non necessariamente deve esser applicato al business, ma anche a tutto quello che riguarda il supporto al business e tutto l’intorno: infrastrutture, piattaforme, modelli ed esigenze delle persone e via dicendo.

La sfida é rappresentata da queste due semplici domande: come può un’Azienda cambiare una cultura organizzativa? … e, soprattutto, perché e per quale scopo dovrebbe cambiarla? È lo scopo, quello vero non quello dichiarato, che guida il cambiamento… i modelli, gli approcci, mezzi, gli strumenti… vengono dopo! È da queste domande che noi partiamo prima di parlare di implementazione, di regolamenti, di tecnologia… Lo Smart Working è solo un mezzo, una delle cose che vanno introdotte per l’evoluzione e la sostenibilità della comunità aziendale (che comprende anche i clienti), per migliorare la capacità di adattamento di un’Azienda e delle sue persone: non è un problema di tecnologia, ma di avere una cultura adeguata allo scopo che l’azienda vuole raggiungere.
Per partire occorre fare una rilevazione (che noi abbiamo chiamato Smart Working Ability) per misurare, attraverso un’auto-valutazione effettuata dai manager aziendali, il livello di predisposizione e/o di presenza dei fattori (strutturali, organizzativi, culturali, tecnologici, ecc.) che consentono l’adozione o il maggiore sviluppo del lavoro agile/Smart Working nell’Azienda. Per noi questi aspetti sono sintetizzabili nei Livelli di Maturità Culturale dell’Azienda e che sono rilevati con appositi strumenti (si cambia ciò che si può misurare!).
(N.B.: un lavoratore è considerato Smart Worker anche se fa parzialmente il lavoro all’esterno dall’Azienda, per esempio anche solamente un giorno alla settimana).

Gli aspetti implementativi dello Smart Working

Costruzione edile2Gli elementi essenziali per l’implementazione dello Smart Working nelle tre possibili declinazioni (Flexible Working, lo Smart Working e l’Agile Working che abbiamo sopra descritto), sono rappresentati dai comportamenti, dalle tecnologie e dagli spazi fisici. Questi tre aspetti rappresentano, secondo il nostro approccio, anche la sequenza dell’implementazione dello Smart Working:

  1. Prima le persone, l’ascolto delle loro esigenze, l’organizzazione, la cultura ed il clima organizzativo. Le persone e l’organizzazione hanno bisogno di essere coinvolte, di un approccio condiviso, di supporti di coaching, di formazione e accompagnamento, ecc. (anche per evitare o attenuare le inevitabili resistenze al cambiamento).
    Dettaglio dello step Behaviours (comportamenti): per avviare un processo di cambiamento in senso smart si parte dall’analisi del modo di lavorare attuale. Si analizzano gli Stili di Leadership, le modalità di attribuzione delle attività, ciò che fanno i collaboratori, ciò che prevede l’organizzazione o il team di cui fanno parte, i comportamenti dei fornitori, dei clienti e dei committenti. Per abilitare questi nuovi comportamenti è fondamentale la comprensione dei Livelli di Maturità Culturale, dei valori in gioco, il livello della collaborazione tra colleghi ed il lavoro in team, inteso come lavoro che si sviluppa tra un incontro e l’altro e che comprende le dimensioni: sincrone (in presenza, riunioni virtuali, ecc.), asincrone (es. messaggistica, email, ecc.). Alla fine di questo percorso possono essere meglio definite le policy aziendali e gli aspetti regolamentari previsti dalla contrattualistica e dalla legislazione.
    Per approfondimenti vedi tutti i servizi di Team Coaching che introduce e concretizza l’Agile Working e gli Strumenti a supporto dello Smart Working, del team coaching e del corporate coaching offerti da WikiCoaching.
  2. Poi gli strumenti e le tecnologie che sono necessarie al Change Management (quante volte le azienda saltano questo passaggio per trovarsi poi con strumenti poco o per niente utilizzati e/o rivoluzioni digitali abortite?)
    Dettaglio dello step Bytes (tecnologie): dopo aver affrontato il Change Management organizzativo, si passa alle tecnologie, al cloud alla digitalizzazione con gli aspetti di Cyber Security inclusi. Qual è il Livello di Maturità Digitale dell’Azienda?  Come è organizza l’Azienda per poter consentire alle persone di lavorare senza desktop, senza una scrivania fissa? Come e quanto si usano i dispositivi di comunicazione e di socializzazione (es.: forum, blog aziendali, social network interni, Wiki, canali di video sharing, Unified Communication & Collaboration, ecc.)? I collaboratori sanno usare il cloud computing e gli strumenti per convocare e/o partecipare a riunioni senza andare in “sala riunioni”?
  3. Infine l’ambiente e gli spazi fisici che consentono di coadiuvare il nuovo clima collaborativo con un ambiente e spazi/obiettivo adeguati.
    Dettaglio dello step Bricks (spazi fisici): i comportamenti e tecnologie devono trovare riscontro negli spazi e nelle strutture in cui si lavora. Con L’ Activity Based Working gli spazi di lavoro vanno adeguati agli obiettivi del lavoro prendendo a modello le migliori esperienze architettoniche dei Co-Working. Dal posto di lavoro, alla postazione mobile, dalla sala riunioni ai luoghi di relazione e d’incontro, dalla casa al quartiere, dal mezzo di trasporto agli ambienti di svago e di relax: tutto deve essere riprogettato per adeguarsi ai nuovi modi di lavorare e di vivere l’esperienza di lavoro (come fosse una Customer Experience…)

Le fasi di realizzazione di un progetto di Smart Working

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Riassumendo, per dare una prima idea sulle macro fasi implementative possono sintetizzare quanto segue:
Macro fase A. Analisi e scelta delle opzioni di progetto
Dopo una prima fase di rilevazione della Smart Working Ability aziendale e individuale e di ascolto (analisi), si può scegliere se si vuole adottare le tre possibili implementazioni: gli aspetti prima citati del Flexible Working, lo Smart Working o l’Agile Working combinate con gli aspetti dei comportamenti, dalle tecnologie e dagli spazi fisici (opzioni di progetto).
Macro fase B. Sperimentazione
Persone e Organizzazione (sperimentazione). Creazione di un team e attività pilota di sperimentazione un gruppo ristretto di collaboratori o con uno o più team aziendali (per questo aspetto abbiamo un piano dettagliato di realizzazione, cha affronta con il Team Coaching tutti gli aspetti e le possibili criticità).
Macro fase C. Estensione
Dopo aver valutato gli esiti della sperimentazione si passa alla fase di Estensione della sperimentazione ad altri team, gruppi o aree aziendali (estensione). In questa fase la formazione organizzativa (es.: lavoro per obiettivi/risultati) e manageriale (stili di leadership) dev’essere fatta con i feedback della sperimentazione e prima di estendere il Flexible/Smart/Agile Working. L’aspetto della tecnologia sperimentata nel team pilota diventa fondamentale sia per l’adozione ed estensione delle tecnologie già esistenti all’interno dell’Azienda ed ed eventuale adozione di nuovi strumenti (condivisione, collaborazione, virtualizzazione, ecc.).
Macro fase D. Consolidamento
La Sperimentazione e l’Estensione hanno riguardato maggiormente gli aspetti motivazionali, organizzativi e tecnologici. Con il Consolidamento occorre anche intervenire maggiormente sulle modalità di utilizzo degli spazi di lavoro esistenti e, in prospettiva, creazione di nuovi spazi in ottica Activity Based Working. In questa fase l’intervento potrebbe estendersi anche ad aspetti importanti della governance aziendale (ad esempio dal “fare” Agile all’”essere” Agile).
Questa fase di consolidamento potrebbe prevedere anche nuove sperimentazioni (Macro fase B.) sulla base dei feedback, degli esiti (trial and error) e delle evoluzioni e/o criticità tecnologiche riscontrate durante la fase dell’Estensione del progetto ad una popolazione di collaboratori più ampia… sempre con un approccio Agile: con autonomia condivisa, adattiva e con un Lavoro in Team  co-evolutivo e orientato a generare valore per il cliente e non solo maggiori performance.
Occorre tenere conto che le tre possibili implementazioni Flexible, Smart o l’Agile Working possono essere mixate, articolate e differenziate all’interno dell’azienda. A titolo puramente esemplificativo un ufficio/reparto amministrativo potrebbe essere interessato dall’implementazione Flexible, un ufficio/reparto marketing può essere interessato dall’implementazione Smart e un ufficio/reparto Ricerca & Sviluppo potrebbe essere interessato dall’implementazione Agile.

Nel sito per maggiore semplicità e comodità utilizziamo il termine Lavoro Agile/Smart Working come una definizione che raggruppa il Flexible Working, lo Smart Working e l’Agile Working.

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Per altri approfondimenti vai alle seguenti pagine e articoli:
Team Coaching: dal gruppo al team
Creative Team Canvas: dal team al team agile
L’intelligenza emotiva e Strumenti di misurazione delle Competenze Emozionali
Strumenti a supporto dello Smart Working, del team coaching e del corporate coaching
Lo Smart Working può essere produttivo quanto lavorare in sede (e anche di più)
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